Как составить грамотное ТЗ

Причиной подавляющего большинства конфликтов между людьми, компаниями и, даже, государствами, является банальное взаимонепонимание. И, иногда, нежелание даже попытаться понять партнёра, вступить с ним в конструктивный диалог. Именно поэтому, в цивилизованном обществе приняты определённые нормы общения, а в сложных переговорных случаях, перед самими переговорами для их качественного проведения вырабатываются отдельные специальные регламенты. По похожим алгоритмам строятся и отношения контрагентов на рынке. Для избегания взаимонепонимания и лишних ненужных сторонам беспредметных споров, при размещении заказа на производстве и, даже, просто запросов на предварительный просчёт заказа принято составлять особый регламент, который и называется техническим заданием.

Итак, что же включить в столь полезный документ, позволяющий в подавляющем большинстве случаев, сделать общение с контрагентом конструктивным и сэкономить время? В него включают все, известные на момент составления, требования к объекту производства, его будущее назначение, цели и задачи, которые этот объект должен в будущем выполнять, либо, которые будут выполняться с его помощью. Также тут указываются желаемые сроки выполнения работ, возможные условия оплаты и отгрузки готовых изделий, требования к формам отчётности в процессе взаимодействия и возможные специальные требования.

Иными словами, в ТЗ вносится тот максимум информации, который возможно в него внести на этапе составления. Любые жёсткие ограничения, которые понятны на данный момент, вносятся обязательно: к примеру, если у Вас в любом случае есть календарный месяц «на всё про всё» и ни днём больше, то на этом необходимо сделать акцент; то же самое, в случае жёстких ограничений по бюджету – если они есть, то указываем это обязательно. Если требуется изготовление составных частей чего-либо, то разумно предоставить остальные части того целого, к которому заказывается деталь, или, хотя бы максимально ясно описать этот объект и его назначение. Если какие-либо из параметров на этот момент неясны – это не трагедия. Если эти параметры станут понятны позднее, в процессе работы над проектом, то этот факт так и отражается в ТЗ(например вес изделия до создания 3D-файла его модели). Если они входят в группу взаимозависимых параметров, то указывается основной(-ые), вносится схема отношения параметров друг к другу, а сопутствующие не указываются(например, при изготовлении цепей – длина и удельный вес в погонной единице длины).

Крайне важный момент, который желательно фиксировать в ТЗ, это уровень качества, с которым необходимо изготовить заказ. Он напрямую зависит от того, где, как и кем должен впоследствии эксплуатироваться объект производства. Нередки случаи, когда заказчики указывают в ТЗ минимальный уровень себестоимости и «забывают» указать желаемый максимальный уровень обработки в попытке сэкономить. Эти параметры являются взаимозависимыми и, к сожалению, практически невозможно изготовить максимально дешёвую вещь для премиального применения.

Вспоминается один заказчик, который потратив максимум энергии на то, чтобы снизить цену на свои изделия в заказе, упирая на этот единственно важный по его словам параметр, по готовности заказа крайне возмущался тому, что изделия сделаны с недостаточным уровнем премиальности и не годятся для продажи в самых дорогих бутиках Москвы, Парижа и Нью-Йорка. Причём при размещении заказа ни о чём подобном не упоминалось. Только о снижении цены, «потому что на рынке есть цены ниже». Качество обработки – один из важных параметров, с помощью которого можно повлиять, в том числе и на цену. Но тут уж необходимо понимание: чем выше уровень – тем выше цена.

Разные компании предъявляют к ТЗ разные требования. Где-то у Вас не примут для расчета заказы без точных чертежей, выполненных по ГОСТ, где-то могут потребовать детально прорисованных эскизов или 3D-файлов, а в случае, если их нет, то могут попросить за их создание деньги. То есть могут требовать финансовых вложений от Вас для того, чтобы дать ответ на вопрос о цене и сроках. Это вполне объяснимо, так как для просчёта производства чего угодно необходимо разработать техкарту, а это немалый и высококвалифицированный труд специалиста(-ов), в связи с затратами которого компании несут заметные расходы.

Наша компания не предъявляет вообще никаких жёстких требований к ТЗ заказчика и, уж подавно, не берёт никаких денег до начала фактических работ по проекту. Мы строим отношения с клиентом в форме диалога. Если неизвестны любые параметры заказа, то мы сделаем предварительные прикидки на основе имеющихся данных, зададим наводящие вопросы, воспользуемся для составления ТЗ той информацией, которая есть на текущий момент. Составим для вас предварительное, оценочное ТЗ, на основе которого мы сможем двигаться дальше, к полноценному воплощению Ваших идей на наших производственных мощностях.

Рекомендуем Вам относиться к составлению ТЗ с Вашим менеджером, как к визиту к врачу, то есть не скрывать по возможности ничего, что может оказать влияние на проект, так как это послужит обоюдной пользе и укреплению взаимопонимания между сторонами.

Автор статьи: Иван Геннадьевич Скворцов.

Основатель и генеральный директор производственной компании 3D Avtozavod.